Come esportare un documento Word in PDF: guida per tutte le versioni

Il formato PDF è ormai uno degli standard più utilizzati per condividere documenti senza rischiare che l’impaginazione cambi da un computer all’altro. Una volta trasformato un documento Word in PDF, infatti, il contenuto mantiene generalmente la struttura, i caratteri, le immagini, i margini e l’impaginazione impostati durante la creazione del documento.

Curriculum, contratti, relazioni, tesi, preventivi, moduli, fatture, documenti scolastici e professionali: in moltissime situazioni il PDF è il formato più pratico per consegnare un documento che non deve essere modificato accidentalmente.

La buona notizia è che Microsoft Word permette di esportare direttamente i documenti in PDF senza installare programmi aggiuntivi nelle versioni che supportano questa funzione. Microsoft indica infatti il PDF come formato adatto alla condivisione e alla stampa proprio perché conserva la formattazione del documento.

Ma come si fa esattamente?

La procedura cambia leggermente a seconda della versione di Word utilizzata. Vediamo quindi come creare un PDF da Word su Windows, Mac, Word per il Web e anche nelle versioni più vecchie di Microsoft Office. 📄

Perché trasformare un documento Word in PDF?

Prima di vedere le procedure è utile capire perché il PDF sia spesso preferibile al file DOC o DOCX.

Un documento Word è progettato per essere modificato. Il PDF, invece, è pensato soprattutto per essere visualizzato, condiviso e stampato mantenendo l’aspetto previsto.

Questo è particolarmente utile quando si deve inviare un documento a un’altra persona.

Un file Word potrebbe infatti essere aperto su un computer con una versione differente di Office, con caratteri non installati oppure con impostazioni di stampa differenti. In determinate circostanze questi fattori possono modificare l’impaginazione.

Il PDF riduce notevolmente questo tipo di problema.

Microsoft indica tra i vantaggi del formato PDF proprio la capacità di mantenere l’aspetto del documento nella maggior parte dei computer e di offrire un formato standard adatto alla condivisione e alla stampa.

È importante però ricordare una cosa: PDF non significa necessariamente documento non modificabile. Alcuni programmi, incluso Word, possono aprire e modificare file PDF. Salvare un documento in PDF non impedisce quindi in assoluto a un destinatario di intervenire sul contenuto.

Come esportare Word in PDF con Microsoft 365

Se si utilizza Microsoft 365 su Windows, la procedura è molto semplice.

Dopo aver aperto il documento Word, bisogna innanzitutto assicurarsi che il file sia stato controllato e che l’impaginazione sia corretta.

A questo punto:

1. Aprire il menu File.
2. Selezionare Salva una copia oppure Salva con nome, a seconda dell’interfaccia visualizzata.
3. Scegliere la cartella nella quale salvare il file.
4. Nel campo relativo al formato del file selezionare PDF.
5. Inserire il nome del documento.
6. Selezionare Salva.

Il file originale Word rimarrà disponibile e verrà creato un nuovo file con estensione .pdf.

È una distinzione importante: il PDF dovrebbe essere considerato una copia esportata del documento, mentre il file DOCX rimane il documento di lavoro modificabile.

Esportare in PDF da Word 2024

Con Word 2024, la procedura è sostanzialmente identica.

Aprire:

File → Salva con nome

oppure, a seconda della situazione:

File → Salva una copia

Successivamente selezionare PDF come formato.

Word permette quindi di scegliere il percorso di destinazione e salvare il documento.

Microsoft include Word 2024 tra le versioni desktop che supportano direttamente il salvataggio in PDF.

Esportare in PDF da Word 2021

Anche Word 2021 dispone della funzione integrata.

La procedura è:

File → Salva con nome → Sfoglia → PDF → Salva

Una volta selezionato PDF, Word può proporre ulteriori opzioni relative alla pubblicazione del documento.

È possibile, per esempio, controllare quali pagine esportare e alcune caratteristiche del PDF finale.

Esportare in PDF da Word 2019

Con Word 2019 la procedura rimane praticamente invariata.

Aprire il documento e selezionare:

File → Salva con nome

Dopo aver scelto la posizione, aprire l’elenco dei formati e selezionare:

PDF (*.pdf)

Infine premere Salva.

Microsoft include Word 2019 tra le versioni desktop che consentono il salvataggio diretto in PDF.

Esportare in PDF da Word 2016

Anche Word 2016 permette di creare direttamente un PDF.

La procedura è:

File → Salva con nome → Sfoglia → PDF (*.pdf) → Salva

Non è quindi necessario installare Adobe Acrobat o altri programmi per effettuare una semplice conversione.

Questo è uno dei vantaggi del formato PDF integrato direttamente nelle versioni moderne di Office.

E con Word 2013?

Word 2013 dispone del supporto per la creazione di documenti PDF attraverso le funzioni di salvataggio/esportazione disponibili nella suite Office.

Il percorso può variare leggermente in base alla configurazione e all’edizione installata, ma il principio rimane quello di utilizzare la funzione di salvataggio scegliendo PDF come formato.

Se l’opzione PDF non compare, è possibile utilizzare il metodo universale attraverso la funzione Stampa, descritta più avanti.

E con Word 2010?

Anche Word 2010 supporta la creazione di file PDF tramite le funzioni di pubblicazione disponibili nella suite.

In questa versione l’interfaccia è differente rispetto a Microsoft 365 e alle versioni più recenti, ma è possibile individuare il comando attraverso:

File → Salva con nome

e quindi selezionare il formato PDF, quando disponibile.

In alternativa è possibile utilizzare una stampante PDF virtuale.

Come creare un PDF da Word 2007

Word 2007 appartiene a una generazione precedente rispetto alle versioni moderne di Office.

Per questa versione il supporto PDF veniva fornito attraverso il componente aggiuntivo Microsoft Save as PDF or XPS, che consentiva di aggiungere alla suite la possibilità di pubblicare documenti in questi formati.

Se il componente è presente, il documento può essere pubblicato selezionando l’apposita funzione PDF/XPS.

Se invece l’installazione di Word 2007 non dispone della funzione, il metodo più pratico oggi è utilizzare una stampante PDF virtuale disponibile nel sistema operativo oppure un software compatibile.

Word 2003 e versioni ancora più vecchie

Con versioni molto datate di Microsoft Word, come Word 2003, il salvataggio diretto in PDF non era una funzione nativa equivalente a quella presente nelle versioni moderne.

In questi casi la soluzione più semplice consiste nell’utilizzare una stampante PDF virtuale.

Il concetto è molto semplice: invece di stampare il documento su carta, Word lo invia a un programma che crea un file PDF.

Questa soluzione è particolarmente utile anche quando si utilizza una vecchia versione di Word che non dispone del comando PDF.

Il metodo universale: stampare in PDF

C’è un sistema che merita un capitolo a parte perché può essere utilizzato anche quando Word non mostra il comando PDF.

Si tratta della funzione Stampa.

Su Windows moderni è disponibile la stampante virtuale:

Microsoft Print to PDF

La procedura è questa:

1. Aprire il documento Word.
2. Selezionare File → Stampa.
3. Nell’elenco delle stampanti scegliere Microsoft Print to PDF.
4. Controllare le impostazioni di stampa.
5. Selezionare Stampa.
6. Scegliere la cartella di destinazione.
7. Inserire il nome del file.
8. Selezionare Salva.

Windows non stamperà fisicamente il documento: creerà invece un file PDF.

È una soluzione estremamente utile perché separa la conversione dalla versione di Word utilizzata.

In pratica, se Word sa stampare, e il sistema operativo dispone di una stampante PDF virtuale, è possibile creare un PDF anche quando il comando di esportazione non è immediatamente disponibile.

Quando conviene usare “Salva come PDF” e quando “Stampa in PDF”?

I due sistemi producono entrambi un PDF, ma non sono sempre equivalenti dal punto di vista delle opzioni disponibili.

La funzione integrata di Word è generalmente preferibile quando disponibile perché offre un maggiore controllo sul documento esportato.

Microsoft consente infatti di accedere alle Opzioni PDF per controllare, tra le altre cose, l’intervallo di pagine e la gestione delle revisioni e dei commenti. È inoltre possibile creare segnalibri PDF a partire dalle intestazioni di Word.

La stampa PDF è invece particolarmente utile quando:

• la versione di Word è molto vecchia;
• il comando PDF non è disponibile;
• si vuole utilizzare esattamente il risultato della stampa;
• si desidera creare rapidamente un PDF senza entrare nelle opzioni di esportazione.

Per un documento professionale complesso, è generalmente preferibile Esporta/Salva come PDF.

Come esportare solo alcune pagine di Word in PDF

Non è necessario trasformare sempre l’intero documento.

Supponiamo di avere un documento di 80 pagine e di voler creare un PDF contenente soltanto le pagine dalla 20 alla 35.

Nelle versioni desktop di Word che supportano le opzioni PDF è possibile accedere alle impostazioni di esportazione e specificare l’intervallo di pagine da pubblicare. Microsoft indica esplicitamente questa possibilità nelle opzioni PDF di Word.

In questo modo il documento Word originale rimane intatto, mentre viene creato un PDF contenente esclusivamente la parte desiderata.

È una funzione molto utile per:

• tesi;
• manuali;
• relazioni;
• cataloghi;
• documenti aziendali;
• contratti;
• dispense.

Come creare un PDF mantenendo i commenti

Word consente anche di decidere se includere i commenti nel PDF.

Questo può essere utile quando il documento deve essere condiviso durante una fase di revisione.

Nelle opzioni PDF di Word è possibile scegliere tra il documento normale e il documento con commenti.

Bisogna però prestare attenzione prima di inviare il PDF definitivo.

Se il documento è destinato a un cliente, a un ente pubblico o alla pubblicazione, è generalmente opportuno controllare che non siano rimasti commenti, revisioni o informazioni che non devono essere condivise.

Un controllo finale del PDF può evitare qualche spiacevole sorpresa.

Come creare un PDF con i segnalibri

Nei documenti lunghi, i segnalibri PDF possono essere estremamente utili.

Se il documento Word utilizza correttamente gli stili Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 e così via, Word può utilizzare queste intestazioni per creare una struttura di navigazione nel PDF.

Nelle opzioni di pubblicazione è possibile scegliere di creare i segnalibri utilizzando le intestazioni del documento.

Il risultato è particolarmente utile per una relazione di molte pagine o per un manuale.

Chi apre il PDF potrà quindi visualizzare il pannello di navigazione e saltare rapidamente da un capitolo all’altro.

Come esportare un documento Word in PDF su Mac

Su Mac, Word dispone della propria funzione di esportazione in PDF.

La procedura indicata da Microsoft per le versioni moderne di Word per Mac è:

File → Salva con nome

Dopodiché:

1. Inserire il nome del file.
2. Aprire il menu Formato file.
3. Selezionare PDF.
4. Selezionare Esporta.

Microsoft indica questa procedura per Word per Microsoft 365 per Mac, Word 2024 per Mac e Word 2021 per Mac.

È consigliabile utilizzare un nome diverso per il PDF rispetto al documento Word originale, così da conservare entrambe le versioni.

Come esportare Word in PDF dal browser

Non è obbligatorio avere Word installato sul computer.

Con Word per il Web è possibile esportare il documento direttamente dal browser.

La procedura è:

File → Esporta

A questo punto Word offre l’opzione per scaricare il documento in PDF.

È possibile scegliere tra il download del PDF normale e, quando disponibile, quello con i commenti inclusi.

Questa soluzione è particolarmente utile quando si lavora su un computer sul quale non è installata la versione desktop di Microsoft Word.

Word per il Web: cosa cambia rispetto alla versione desktop?

Word per il Web è molto comodo, ma non offre necessariamente lo stesso livello di controllo dell’applicazione desktop.

Microsoft specifica che il PDF generato dal Web mantiene il layout e la formattazione del documento, ma per esigenze più avanzate, come una maggiore gestione delle opzioni PDF e dei segnalibri, è preferibile utilizzare l’applicazione desktop.

Per un documento semplice, quindi, Word Online è più che sufficiente.

Per una pubblicazione complessa, è invece consigliabile verificare il risultato attraverso Word desktop.

Come esportare Word in PDF da iPhone e iPad

Microsoft permette di esportare documenti Word in PDF anche dall’applicazione per iOS.

La procedura indicata è:

File → Esporta → PDF

Il documento viene quindi convertito nel formato PDF.

È una possibilità particolarmente utile per chi lavora da smartphone o tablet e deve inviare rapidamente un documento senza passare dal computer.

Come creare PDF da Word su Android

Anche su Android è possibile utilizzare le funzioni di condivisione, stampa o esportazione disponibili nell’app Word, a seconda della versione dell’applicazione e del dispositivo.

Quando è disponibile la funzione di stampa, è possibile selezionare una stampante PDF del sistema o una funzione equivalente.

La procedura può cambiare leggermente in base alla versione dell’app Word e alla versione di Android installata, quindi le voci visualizzate potrebbero non essere identiche su tutti i dispositivi.

Come controllare il PDF prima di inviarlo

Creare il PDF non significa necessariamente che il lavoro sia finito.

Prima di inviarlo, è sempre consigliabile aprire il file PDF e controllarlo pagina per pagina, soprattutto se il documento è importante.

Bisogna verificare:

Testo: che non siano scomparse parole o righe.

Immagini: che siano nella posizione corretta e con una qualità sufficiente.

Tabelle: che non siano state tagliate.

Numeri di pagina: che siano corretti.

Intestazioni e piè di pagina: che non siano fuori dall’area stampabile.

Collegamenti: che funzionino correttamente.

Margini: che non ci siano elementi tagliati.

Caratteri: che il testo venga visualizzato correttamente.

Questo controllo è particolarmente importante nei documenti complessi.

Perché il PDF appare diverso dal documento Word?

In teoria il PDF dovrebbe mantenere il layout del documento, ma possono comunque verificarsi differenze.

Una delle cause può essere rappresentata dai font.

Se un carattere particolare non viene gestito correttamente, il risultato può differire dall’originale.

Anche immagini ad alta risoluzione, elementi grafici, caselle di testo, tabelle complesse e oggetti incorporati possono richiedere un controllo.

Nel caso di Word per il Web, Microsoft segnala inoltre che i font personalizzati possono essere sostituiti se il servizio non dispone dei relativi diritti, con possibili conseguenze sull’aspetto del documento.

Per documenti professionali è quindi sempre buona pratica controllare il PDF finale.

Come ridurre le dimensioni del PDF

Un documento con molte immagini può produrre un PDF piuttosto pesante.

Quando la versione di Word lo consente, nelle opzioni di pubblicazione è possibile scegliere tra una qualità orientata alla stampa e una modalità che privilegia dimensioni più contenute.

Microsoft indica, nelle opzioni PDF di Office, le modalità Standard, pensata per pubblicazione online e stampa, e Dimensioni minime, pensata quando la dimensione del file è più importante della qualità.

Per un documento destinato alla stampa conviene generalmente privilegiare la qualità.

Per un PDF destinato esclusivamente all’invio tramite email o alla consultazione online, una dimensione più contenuta può essere invece preferibile.

PDF per stampa professionale: quale qualità scegliere?

Se il PDF deve essere utilizzato per la stampa, è importante non sacrificare inutilmente la qualità.

Un documento con fotografie, loghi o elementi grafici dovrebbe essere esportato con impostazioni orientate alla qualità di stampa.

Per un semplice documento testuale, invece, la differenza può essere molto meno evidente.

La scelta dipende quindi dall’utilizzo finale del PDF.

Un curriculum inviato via email non ha necessariamente bisogno delle stesse impostazioni di un catalogo destinato a una tipografia.

Come mantenere i collegamenti nel PDF

I collegamenti ipertestuali possono essere mantenuti durante l’esportazione, ma è sempre consigliabile verificarli nel documento finale.

Questo è particolarmente importante per:

• siti Web;
• indirizzi email;
• riferimenti interni;
• sommari;
• documenti con molte sezioni.

Microsoft segnala inoltre una problematica nota in Word per Mac relativa alla conversione dei collegamenti quando si utilizza l’opzione orientata alla stampa.

Per questo motivo, se il PDF contiene molti link, è buona norma aprirlo e testarli prima della distribuzione.

Come esportare correttamente un curriculum in PDF

Il PDF è particolarmente indicato per un curriculum vitae.

Dopo aver completato il curriculum in Word, è sufficiente esportarlo in PDF e controllare attentamente il risultato.

È importante verificare soprattutto:

• fotografia;
• impaginazione;
• numero di pagine;
• indirizzo email;
• numero di telefono;
• collegamenti;
• caratteri;
• margini.

È inoltre consigliabile utilizzare un nome di file professionale, ad esempio:

Nome_Cognome_CV.pdf

anziché nomi generici come:

documento.pdf

o

curriculum_finalissimo2.pdf

Quest’ultimo potrebbe sembrare innocuo, ma racconta una piccola epopea informatica che il destinatario non ha chiesto di conoscere. 😄

Come esportare una tesi o una relazione in PDF

Per una tesi, una relazione tecnica o un documento particolarmente lungo, è consigliabile prestare maggiore attenzione alle opzioni PDF.

Prima di esportare:

1. Utilizzare correttamente gli stili dei titoli.
2. Controllare il sommario.
3. Verificare numerazione e sezioni.
4. Controllare intestazioni e piè di pagina.
5. Verificare le immagini.
6. Controllare le tabelle.
7. Eliminare commenti e revisioni non destinati al destinatario.
8. Esportare in PDF.
9. Aprire il PDF.
10. Controllare l’intero documento.

L’utilizzo degli stili dei titoli è particolarmente utile perché permette, nelle versioni desktop compatibili, di generare una struttura di segnalibri nel PDF.

Qual è il metodo migliore?

La risposta dipende dalla versione di Word.

Per Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 e 2016, il metodo consigliato è utilizzare direttamente:

File → Salva con nome/Salva una copia → PDF

Per Word per Mac, utilizzare:

File → Salva con nome → Formato file → PDF → Esporta.

Per Word per il Web:

File → Esporta → Scarica come PDF.

Per versioni più vecchie nelle quali il comando PDF non è disponibile, la soluzione più universale è:

File → Stampa → stampante PDF → Salva

Word può anche aprire un PDF?

Sì.

Una funzione interessante di Word è la possibilità di aprire un file PDF direttamente.

Word può convertire il contenuto del PDF in un documento modificabile, permettendo all’utente di lavorarci e successivamente salvarlo nuovamente. Microsoft specifica che Word può aprire un PDF in un nuovo documento e consentire di copiarne contenuti come testo, immagini e diagrammi.

Bisogna però considerare che la conversione inversa, da PDF a Word, non garantisce sempre una riproduzione perfetta dell’impaginazione originale.

Un PDF complesso, soprattutto se creato come scansione o contenente numerosi elementi grafici, può richiedere correzioni manuali.

Word o programma esterno per creare PDF?

Per la semplice conversione di un documento Word, non è necessario installare un programma esterno.

Le versioni moderne di Word integrano direttamente la funzione di esportazione PDF.

Software specializzati possono essere utili quando sono richieste funzioni più avanzate, come particolari sistemi di gestione dei PDF, modifica professionale, firme digitali, OCR, protezioni o lavorazioni grafiche specifiche.

Per trasformare semplicemente un documento Word in PDF, però, Word è già sufficiente.

In conclusione

Esportare un documento Word in PDF è una delle operazioni più semplici e utili che si possano fare con Microsoft Word.

Nelle versioni moderne la procedura è praticamente immediata: basta entrare nel menu File, scegliere Salva con nome o Salva una copia, selezionare PDF e salvare il documento.

Su Mac il procedimento è altrettanto semplice, mentre Word per il Web permette di ottenere il PDF direttamente dal browser.

Per le versioni più vecchie, quando il comando PDF non è disponibile, resta sempre una soluzione estremamente pratica: stampare il documento utilizzando una stampante PDF virtuale.

La cosa più importante, però, è non fermarsi al semplice clic su “Salva”. Un PDF destinato a essere condiviso dovrebbe essere sempre aperto e controllato prima dell’invio, soprattutto quando contiene immagini, tabelle, link, numerazione, intestazioni o una formattazione complessa.

In questo modo il PDF diventa quello che dovrebbe essere: una copia affidabile del documento originale, pronta per essere letta, condivisa o stampata praticamente ovunque. 📄💻