Fatturazione Elettronica con Aruba: Guida Completa alla Creazione e all’Invio tramite SDI

La piattaforma di Fatturazione Elettronica di Aruba è un software basato sul web che gestisce l’intero ciclo di vita del documento: dalla creazione del file XML alla sua conservazione a norma di legge.

1. ⚙️ Preparazione e Accesso al Pannello

Per iniziare a fatturare con Aruba, devi aver attivato il servizio e completato il setup iniziale.

1. Accesso al Pannello: Accedi al portale Gestione Fatture Elettroniche di Aruba (tramite browser) utilizzando le tue credenziali.

2. Configurazione Iniziale: Verifica che i tuoi dati fiscali (Partita IVA, Codice Fiscale, Regime Fiscale) siano stati inseriti correttamente nel profilo, poiché saranno utilizzati come dati predefiniti per il “Cessionario/Prestatore” (cioè tu).

3. Codice Destinatario: Il tuo Codice Destinatario unico (o l’indirizzo PEC associato al servizio) deve essere comunicato all’Agenzia delle Entrate come indirizzo telematico per la ricezione delle fatture passive. Aruba gestisce questo step automaticamente.

2. 📝 Il Workflow della Fattura Elettronica

La creazione di una fattura elettronica si articola in quattro fasi cruciali, tutte gestite all’interno della piattaforma:

3. Passo Dopo Passo: Creazione di una Nuova Fattura

Una volta entrato nel pannello di gestione, segui questi step per creare la tua prima fattura:

A. Inserimento dei Dati di Base

1. Nuovo Documento: Clicca sul pulsante “Crea nuova Fattura” o “Nuovo Documento”.

2. Tipo Documento: Seleziona il tipo di documento (es. Fattura Immediata, Fattura Accompagnatoria, Nota di Credito, ecc.).

B. Dati del Destinatario (Cliente)

Devi indicare al Sistema di Interscambio (SdI) come recapitare la fattura:

1. Dati Cliente: Inserisci Partita IVA/Codice Fiscale e tutti i dati anagrafici del cliente.

2. Codice Recapito: Inserisci il codice univoco del cliente:

   • Se il cliente è un’Azienda/Professionista: Inserisci il Codice Destinatario (7 caratteri) comunicato dal cliente.

   • Se il cliente è un Privato (consumatore finale): Inserisci il codice convenzionale “0000000” (sette zeri) e compila il campo PEC (se non è noto l’indirizzo PEC del privato, l’SdI invierà la fattura al cassetto fiscale).

C. Dettagli del Bene o Servizio

1. Linee di Dettaglio: Inserisci la descrizione del prodotto/servizio, la quantità, il prezzo unitario e applica l’aliquota IVA corretta.

2. Calcolo Finale: Il software calcola automaticamente l’imponibile, l’IVA e il totale dovuto.

3. Metodo di Pagamento: Indica il metodo di pagamento e la data di scadenza.

D. Verifica e Invio

1. Anteprima: Visualizza l’anteprima della fattura nel formato leggibile (PDF), assicurandoti che tutti i dati siano corretti.

2. Invio: Clicca su “Invia allo SdI”. La piattaforma Aruba gestirà in automatico la generazione del file XML, la firma digitale (ove necessaria) e l’inoltro al Sistema di Interscambio.

4. ✅ Stato e Conservazione a Norma

Dopo l’invio, potrai monitorare lo stato del documento nel pannello:

• Inviata: La fattura è stata inoltrata al SdI.

• Consegnata: La fattura è stata recapitata correttamente al Codice Destinatario/PEC del cliente.

• Scartata: Il SdI ha rifiutato la fattura (solitamente per errori formali nei dati fiscali). In questo caso, devi correggerla e inviarla nuovamente entro i termini.

Aruba include il servizio di Conservazione Sostitutiva (archiviazione legale del file XML per 10 anni), che si attiva automaticamente.